Hai mai sentito il bisogno di un secondo cervello?

Ti senti mai sommerso o sommersa dagli stimoli?

Reel, podcast, newsletter, articoli, post, link salvati “per dopo”, senza che quel “dopo” arrivi mai. O peggio: quando arriva, ormai non sai più dove sono finiti. Saranno nella tua casella di posta? Nelle note del telefono? O in un post-it lasciato in giro?

Il modo in cui creiamo, organizziamo e disperdiamo il nostro sapere è un tema che mi ha sempre appassionato. Sono una di quelle persone metodiche – per certi versi qualcuno potrebbe dire “ossessive”! – e una parte sempre più importante del mio lavoro con le aziende è relativo al knowledge management, soprattutto da quando le intelligenze artificiali sono diventate strumenti utilizzati quotidianamente.

La gestione della conoscenza è un argomento molto ampio, ma oggi con te voglio condividere un metodo utile per cominciare ad approcciare a questo tema. Si tratta di Second Brain, un metodo di organizzazione del sapere progettato da Tiago Forte che oggi ci aiuterà a parlare di Personal Knowledge Management e del perché può aiutarci a rallentare, capire meglio e usare ciò che impariamo invece di lasciarlo scivolare via.

Il Personal Knowledge Management (PKM) è uno di quei concetti che sembrano nuovi ma in realtà hanno radici profonde. L’idea compare alla fine degli anni ’90, quando gli studiosi Frand e Hixon si accorgono che i lavoratori e lavoratrici della conoscenza , cioè praticamente chiunque lavori con le parole, le idee, i progetti, hanno bisogno di un sistema personale per imparare, crescere e soprattutto non affogare nell’enorme quantità di informazioni che ricevono e gestiscono nel loro quotidiano.

La definizione più semplice è questa: il PKM è il modo in cui raccogliamo, organizziamo, trasformiamo e condividiamo ciò che impariamo, ogni giorno.

È un approccio “dal basso”: non è l’azienda, la scuola o in generale un’istituzione a dirti cosa salvare, dove metterlo e come usarlo. Perché il PKM nasce come risposta a un problema molto moderno: se non ci occupiamo noi della nostra conoscenza, non lo farà nessuno al posto nostro.

Un compito che non ci serve (solo) per diventare più produttivi o produttive, ma soprattutto più presenti.

Tiago Forte, uno dei nomi più importanti nel PKM contemporaneo, ha costruito tutto il suo metodo, il famoso Building a Second Brain , proprio su questa idea: creare un cervello esterno che ci tolga dalla testa ciò che non serve tenere nella nostra mente.

Non è un’idea completamente nuova: prima del Second Brain c’erano i commonplace books , usati già dal Rinascimento da studiosi, filosofi, scienziati e persino leader politici. Erano quaderni personali in cui venivano trascritti passaggi di libri, riflessioni, citazioni, ricette, idee, pezzi di discorsi, metafore. Era una pratica lenta, manuale, che però rispondeva allo stesso problema che abbiamo oggi: tenere traccia di ciò che ci interessa e colpisce.

Poi, nel Novecento, arriva Niklas Luhmann , sociologo tedesco tra i più prolifici della sua epoca che abbiamo spesso citato anche in questa newsletter. Pubblicò 58 libri e oltre 500 articoli in 30 anni, e lo fece mentre cresceva da solo tre figli dopo la morte della moglie. La domanda che tutti gli fecero per decenni era sempre la stessa: come faceva? La risposta era il suo Zettelkasten , letteralmente “scatola di schedine”: una collezione di migliaia di note scritte su cartoncini, ciascuna con un’idea singola, un concetto, una riflessione. Ogni scheda aveva un codice univoco e, soprattutto, una rete di collegamenti alle altre. Non era un archivio lineare: era un sistema vivente di pensiero.

La vera innovazione di Luhmann non era prendere appunti, ma creare connessioni. Le note si parlavano tra loro, costruivano fili nascosti, generavano nuove idee. Era un cervello esterno che gli restituiva intuizioni che da solo non avrebbe mai avuto. In un certo senso, era il prototipo analogico del Second Brain digitale.

Tiago Forte prende tutto questo e lo traduce per l’era dell’abbondanza informativa: la sua risposta è un flusso semplice, che si riassume negli acronimi CODE e PARA , pensati per prendere il caos di ciò che incontriamo e trasformarlo in conoscenza (ri)utilizzabile:

• Capture : non accumulare per paura di perdere qualcosa: seleziona ciò che ti parla, ciò che potrà servire alla te del futuro. Screenshot, note veloci, evidenziazioni, frasi sentite per strada.
• Organize : usa strutture leggere, come il sistema P.A.R.A. (Projects, Areas, Resources, Archives): tutto ciò che serve a un progetto va in Projects, i tuoi interessi a lungo termine stanno in Areas, il resto trova spazio in Resources. Ciò che non è attivo va in Archives.
• Distill : riduci. Togli il superfluo. Mantieni la parte che davvero ti sarà utile. Se un PDF di 90 pagine contiene un’idea che ti colpisce, la nota deve essere quella, non l’intero documento. Distillare è un atto di cura: scegli ciò che vale.
• Express : la conoscenza diventa tua quando la usi. Un messaggio vocale, una bozza di articolo, un progetto, una presentazione, un contenuto. Non importa il formato: importa che esca dalla testa e trovi forma.

Building a Second Brain, in fondo, è questo: un metodo che unisce la profondità dei commonplace books, la potenza relazionale dello Zettelkasten e la leggerezza degli strumenti digitali contemporanei. Che parte da un’idea semplice, ma potente: il cervello umano è nato per avere idee, non per conservarle.

A questo punto potrei dirti che il PKM è la risposta definitiva al caos informativo, che basta un Second Brain ben messo per diventare la versione più lucida, creativa e organizzata di te. Ma sarebbe una bugia. Perché il PKM funziona, sì, ma è anche pieno di insidie.

La prima trappola è la seduzione della struttura perfetta. Lo scrittore e ricercatore Grant Dever lo spiega benissimo: una grande fetta del mondo del PKM è un magnete per persone già iper-organizzate , che rischiano di farsi risucchiare dal sistema stesso, ritrovandosi a passare ore a ottimizzare cartelle, tag, automazioni, workflow… invece di leggere, scrivere o lavorare. È un insidia reale, io stesso mi rendo conto che a volte collezionare idee e organizzare informazioni può diventare un piacere fine a se stesso.

La seconda trappola è più sottile: confondere archiviare con capire. In uno studio, i ricercatori Karpicke e Blunt hanno dimostrato che gli studenti sono convinti che rileggere sia la strategia migliore per imparare. Peccato che non sia vero: è molto meglio provare a richiamare attivamente ciò che hai imparato, senza appoggiarti agli appunti. È scomodo, richiede sforzo, ma è quello che fissa davvero la conoscenza. Se lo applichiamo al PKM, la lezione è chiara: costruire un Second Brain assomiglia molto di più al “rileggere le note” che al “provare a ricordare”. E se ti affidi troppo al tuo sistema, rischi di confondere la memoria esterna con la comprensione interna.

La terza trappola è la più umana: usare il PKM come scusa per procrastinare. È facile convincersi che un progetto non parte perché “non ho ancora sistemato bene il mio sistema”, quando invece si tratta solo di un pretesto per evitare un compito difficile o un’emozione che genera ansia o disagio. Come segnala il giornalista Sasha Chapin, infine, non esistono prove che dimostrino che i migliori pensatori e le migliori pensatrici della storia siano quelli o quelle che si sono affidati a sistemi di appunti elaborati e sistematici. Al contrario, “Leonardo da Vinci conservava tutti i suoi appunti in un unico grande libro. Se qualcosa gli piaceva, lo annotava. Il tuo sistema dovrebbe essere simile, a meno che tu non abbia intenzione di pensare in modo più elaborato di Leonardo da Vinci ”.

E io sono molto d’accordo con lui: alla fine, non esiste un sistema “migliore” in senso assoluto. Esiste quello che funziona per te, per come ragioni, per quanto tempo hai e per il modo in cui ti piace imparare. È questa la prima grande sfida del Knowledge Management: pensare a come pensiamo.

Il PKM non dovrebbe quindi trasformarsi in una religione né in una gabbia, sarebbe una semplificazione di uno strumento che ha la sua ricchezza proprio perché lavora su un “meta livello”. Prendi ciò che ti serve, lascia andare ciò che non ti somiglia, costruisci un metodo che ti faccia stare bene. Perché il punto non è avere un secondo cervello tirato a lucido, ma una vita interiore più ordinata, più chiara, più tua.

Il personal knowldedge management può diventare una tana del Bianconiglio digitale. Se hai voglia di esplorare altri “abissi digitali ”, recupera questa puntata del podcast di Mondo Complesso: insieme alla giornalista Beatrice Petrella abbiamo esplorato due zone d’ombra della rete: l’universo incel italiano, una comunità chiusa di “celibi involontari” con un sistema di valori e un linguaggio proprio, e il rapporto tra il digitale e la morte.

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